Zeitmanagement und Selbstorganisation: Mein selbstbestimmtes Leben

Kann meine Arbeit in der Wissenschaft Erfolg haben und mein Leben insgesamt gelingen? Sind gängige Methoden des Zeitmanagements dafür geeignet? Wie müssen diese angepasst werden um bei den ganz unterschiedlichen Aufgaebn in Forschung, Lehre, Betreuung Studierender und bei der Führungsverantwortung zu helfen?
Die utb-Autoren des Buches Zeitmanagement und Selbstorganisation in der Wissenschaft, Markus Riedenauer und Andrea Tschirf, sind der Meinung, dass ein Lebens - und Arbeitsstil in der Wissenschaft, nicht nur auf die Karriere ausgelegt sein sollte. Die Autoren öffnen hier ihren "Werkzeugkoffer" für Zeitmanagement in der Wissenschaft:

Effektive Planung

Zeitgestaltung besteht im Wesentlichen aus Planung und Evaluation. Die Notwendigkeit dieser beiden Tätigkeiten dürfte im wissenschaftlichen Bereich außer Zweifel stehen – dennoch kann das ein Unbehagen verursachen, insoweit es nach Einschränkung von Möglichkeiten und Spontanität klingt, nach Kontrolle oder gar Askese und insofern es zusätzliche Planungsarbeit, Disziplin und Verzicht auf zweit- oder drittrangige Tätigkeiten bedeutet. Dieses Bedenken stellt aber nicht die Planung und ihre ständige Verbesserung durch Evaluation an sich in Frage, sondern erfordert, gut zu planen, das heißt auf eine arbeits- und lebensförderliche Weise. Planung ist weit mehr als bloße Terminverwaltung.
Dann können Sie darauf vertrauen, dass Ihre großen und wichtigen Ziele
verwirklicht werden und auch andere, nicht-wissenschaftliche Lebensrollen ihre
gebührenden Entwicklungschancen und Zeiträume erhalten. Dem dienen die Prinzipien, von oben nach unten zu planen, und der Integration aller Lebensbereiche in die Planung. Das Prinzip der zwei Dimensionen, nämlich der projektorientierten und der kalendermäßigen Planung, leitet dann zu den konkreten Schritten, Überlegungen und Methoden über.

Planung von oben nach unten

Häufiger Anlass, um sich mit Zeitmanagement zu befassen, ist das Gefühl,
sich zu verzetteln, nur dem Dringlichen nachzulaufen, nicht zu den wichtigen
Aufgaben zu kommen, große Ziele immer wieder vor sich herzuschieben, zu viele Unterbrechungen zu erleben, oder die Angst, einfach nicht alles zu schaffen. Stellen Sie sich einmal vor, Ihnen wird ein Eimer gegeben und die Aufgabe, darin Folgendes so zu schlichten, dass alles hinein passt: ein paar größere Steine, mehrere Kieselsteine, ein Haufen Sand und ein paar Liter Wasser. In welcher Reihenfolge müssen Sie diese Dinge
in den Eimer schlichten?

Richtigerweise würden Sie mit den großen Steinen beginnen, mit den kleinen fortfahren, anschließend den Sand in die Zwischenräume rieseln lassen und erst am Schluss das Wasser hinzufügen, das sich von selbst verteilt. In ähnlicher Weise soll die verfügbare Zeit zuerst mit den größeren „Brocken“, also Zielen und Aufgaben, verplant werden, um sie nicht so mit Kleinigkeiten anzufüllen, dass am Ende Ihre großen Vorhaben keinen Platz mehr haben.
Ein Einwand gegen dieses Vorgehen lautet, dass das im Prinzip richtig sei, aber ein minutiöses Schlichten alles festen Materials in jeder Schicht noch besser wäre. Doch in dieser Hinsicht können wir ganz beruhigt sein:
Das Einrieseln der Kleinigkeiten passiert sowieso jeden Tag und auch jede
Woche, laufend. Das kann und muss auch nicht geplant werden.


Ein erstes Planungsprinzip ist also, dem Wichtigen einen vorrangigen Platz zu geben. Die kleineren Aufgaben, insoweit sie unverzichtbar und schon vorauszusehen sind, werden dann pauschal mit eingeplant (bildlich
gesprochen: als Menge) und schließlich auf der Wochen- oder Tagesebene
eingestreut, wenn kurze Zwischenzeiten, die keine Konzentrationstiefe zulassen, Müdigkeit oder ähnliche suboptimale Bedingungen gegeben sind.
Naturgemäß werden die großen „Brocken“ langfristig und vorerst nur grob
geplant. Erst bei der kurzfristigen Planung kommen die Details hinzu und
werden mit dem täglich anfallenden Sand und Wasser abgestimmt.

Das ist deswegen so wichtig, weil anspruchsvolle geistige Arbeit eine
Eigenheit aufweist, die man das „Badewannenprinzip” genannt hat: Um
ein Vollbad zu nehmen, müssen Sie ganz und tief im Wasser liegen. Dafür
müssen Sie in die Wanne hineingleiten – und das dauert bei geistiger Arbeit
länger als beim Baden, etwa eine halbe Stunde. Nach ungefähr dieser Zeit
sind Sie am besten konzentriert, ganz bei der Sache, leistungsfähig und
kreativ. Dieser Zustand dauert etwa eine Stunde, danach gleiten Sie wegen
der natürlichen Ermüdung des Gehirns automatisch wieder am anderen Ende der Badewanne hinaus, was Sie daran merken, dass es zunehmend
anstrengend wird, konzentriert bei der Sache zu bleiben.

Daraus folgt, dass Sie für die wichtigen Aufgaben Zeiteinheiten von etwa
90 Minuten ungestörter Arbeit sicherstellen müssen, während derer Sie
nicht unterbrochen werden sollen. Natürlich ist es optimal, nach einer
kurzen Erholungspause einen weiteren Zeitblock für dieselbe Tätigkeit anzuhängen.
Auch das minimiert die wenig effiziente Einarbeitungsphase. Für die größeren Aufgaben genügend Zeitblöcke vorzusehen, ist besonders wichtig in der Wissenschaft, da die Kernaufgaben in Forschung und Lehre besonders hohe Konzentration, Ruhe und geistige Präsenz erfordern.

Eine vollständige Planung von oben nach unten umfasst mindestens fünf Horizonte:

1. Angesichts der sich rasch wandelnden Lebensbedingungen und oft
nicht absehbarer Herausforderungen und Chancen in der wissenschaftlichen
Laufbahn ist das, was in etwa fünf Jahren möglich sein wird, nicht genau zu planen. Für diesen Horizont sprechen wir darum von einem Visionszeitraum. Das heißt, hierfür sind zwar keine detaillierten Pläne möglich, wohl aber Überlegungen anzustellen, was ich dann tun und erreicht haben, wie ich dann leben möchte. Das gibt dann meinen mittelfristigen Planungen Orientierung und Richtung:
2. Ein Jahr oder im akademischen Bereich auch ein Semester ist der mittelfristige Planungshorizont.
3. Nach der Jahres- oder Semesterplanung schließt sich die Planung des
jeweils nächsten Monats an.
4. Der aktuelle Monatsplan gibt die Aufgaben und Projekte, welche in der
nächsten Wochenplanung zu berücksichtigen sind.
5. Der kleinste Planungshorizont ist der des morgigen oder heutigen Tages.

Der Inhalt dieser Seite stammt aus dem Buch

Zeitmanagement und Selbstorganisation in der Wissenschaft »

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